Stufe 1: Microsoft 365 und Anlage abgleichen
Für die meisten KMU ist das der eigentliche Gewinn. Die Telefonanlage holt sich die Mitarbeitenden aus Microsoft 365, und beide Seiten wissen voneinander, wer gerade erreichbar ist.
- Benutzer: Neue Mitarbeitende aus Microsoft 365 erscheinen in der Anlage. Der Abgleich läuft einmal täglich in der Nacht und nur in diese Richtung. Wer in Microsoft 365 gelöscht wird, muss in der Anlage von Hand entfernt werden.
- Präsenz: Wer in Teams in einer Besprechung sitzt, gilt in der Anlage als besetzt oder abwesend, auf Wunsch auch in die andere Richtung. Ein Termin im Outlook-Kalender wird so über Teams zum Status am Telefon.
- Kontakte: Persönliche Outlook-Kontakte und freigegebene Postfächer kommen ins Telefonbuch. Bei einem Anruf steht der Name statt der Nummer.
- Anmeldung: Mitarbeitende melden sich mit ihrem Microsoft-Konto an der Anlage an, ohne eigenes Passwort.
Dafür braucht es Microsoft-365-Konten mit Exchange, also zum Beispiel Business Basic, Standard oder Premium. Telefoniert wird weiterhin mit der 3CX-App, dem Tischtelefon oder im Browser.
Stufe 2: Telefonieren direkt in Teams
Hier wird Teams selbst zum Telefon. Anrufe auf die Firmennummer klingeln in Teams, und aus Teams geht der Anruf mit der Firmennummer hinaus. Die Telefonanlage bleibt dabei die Anlage: Sie verteilt die Anrufe, spielt Ansagen und hängt am SIP-Trunk Ihres Anbieters. Microsoft nennt diese Verbindung Direct Routing.
Voraussetzungen:
- 3CX-Ai-Edition mit mindestens 16 gleichzeitigen Gesprächen. Mit 3CX Pro geht es nicht.
- Teams-Lizenzen: Für das Telefonieren in Teams werden zusätzlich passende Teams-Lizenzen von Microsoft benötigt. Microsoft ändert die Lizenzregeln häufig, wir prüfen das im Einzelfall.
- Eigene Domain in Microsoft 365, ein passendes Zertifikat und eine feste Adresse der Anlage. Das richten wir auf der Anlage ein.
Lohnt sich das? Für Firmen, die den ganzen Tag in Teams arbeiten, ja. Für viele kleinere Betriebe reicht Stufe 1: Teams für Besprechungen und Chat, die 3CX-App oder ein Tischtelefon zum Telefonieren, und alle sehen trotzdem, wer frei ist.
Warum eine eigene Anlage dafür wichtig ist
Manche Anbieter legen viele Firmen auf eine gemeinsame 3CX-Anlage. In diesem Mehrfirmenbetrieb schaltet 3CX die Anbindung an Teams, Microsoft 365 und CRM ab. Wer Teams nutzen will, braucht also eine eigene Instanz. Bei myPBX hat jede Firma ihre eigene, mehr dazu unter Cloud-Telefonanlage.
Kleine Eigenheiten aus der Praxis
- Teams meldet «im Gespräch» erst, wenn abgenommen ist, nicht schon beim Klingeln.
- Auf dem iPhone klingelt nur eine App, wenn die 3CX-App und Teams beide Anrufe annehmen sollen.
- Die Teams-Voicemail wird besser abgeschaltet, sonst landen Anrufe bei geschlossenem Teams sofort dort statt bei der Anlage.
