Was eine Telefonanlage überhaupt macht
Eine Telefonanlage verteilt die Anrufe in der Firma. Sie weiss, welche Nummer bei wem klingelt, spielt die Begrüssung ab, stellt Anrufe in eine Warteschlange, leitet nach Feierabend auf die Nachtansage um und verbindet die Mitarbeitenden intern miteinander. Früher war das ein Gerät mit vielen Steckplätzen. Heute ist es ein Programm. Die Ansagen und Anrufabläufe dazu erstellen wir auf Wunsch gleich mit.
Was bei einer Cloud-Anlage anders ist
Bei einer Cloud-Telefonanlage läuft dieses Programm auf einem Server in einem Rechenzentrum. Die Telefone im Büro, die App auf dem Handy und das Programm am PC melden sich über das Internet bei der Anlage an. Für die Anruferin sieht alles aus wie bisher: Sie wählt die Firmennummer, und es klingelt bei Ihnen.
- Kein Gerät, das altert. Ersatzteile, Wartungsverträge für eine alte Anlage und ein Platz im Serverschrank fallen weg.
- Überall dieselbe Nummer. Wer im Homeoffice oder unterwegs ist, telefoniert mit der App über die Firmennummer und ist intern erreichbar wie im Büro.
- Änderungen im Browser. Eine neue Person, eine Ferienansage oder geänderte Bürozeiten sind Einstellungen, keine Technikerarbeit vor Ort.
- Gepflegt vom Betreiber. Updates und Sicherung erledigt, wer die Anlage betreibt.
Was es im Büro noch braucht
Einen stabilen Internetanschluss, die Telefone und eine Telefonleitung. Die Leitung kommt heute nicht mehr aus der Wand, sondern als SIP-Trunk vom Telefonanbieter. Wer nur mit der App und am PC telefoniert, braucht im Büro kein Gerät. Tisch- und Funktelefone brauchen dagegen ein Verbindungsgerät (SBC), das sie sauber mit der Anlage im Rechenzentrum verbindet. Bei Tischtelefonen übernimmt das meist eines der Telefone gleich mit (Router-Telefon). Funktelefone laufen immer über einen SBC, grössere Installationen über einen eigenen kleinen SBC-Rechner. Welche Geräte sich bewähren, steht unter Telefone.
Eigene Anlage oder Platz auf einer geteilten?
«Cloud» sagt noch nicht, wie die Anlage gebaut ist. Manche Angebote legen viele Firmen auf eine gemeinsame Anlage. Das ist günstig in der Herstellung, schränkt aber ein: Bei 3CX zum Beispiel lassen sich im Mehrfirmenbetrieb Microsoft Teams und die Anbindung an Microsoft 365 und CRM nicht nutzen. Bei myPBX bekommt jede Firma eine eigene 3CX-Instanz.
Und wenn das Internet ausfällt?
Die Anlage selbst läuft im Rechenzentrum weiter. Anrufe gehen also nicht ins Leere: Mitarbeitende sind über die App auf dem Handy erreichbar, und eingehende Anrufe lassen sich auf Handynummern umleiten. Fällt dagegen eine Anlage im eigenen Keller aus, ist die Firma ganz weg.
Wo die Daten liegen
Auf der Anlage liegen Anruflisten, Voicemails und, falls eingeschaltet, Gesprächsaufzeichnungen. Fragen Sie deshalb jeden Anbieter, in welchem Land der Server steht und wo die Sicherung liegt. Bei myPBX steht der Server bei Infomaniak in der Schweiz, die Sicherung liegt extern auf einem zweiten System. Betreut wird die Anlage von MicroCom in Nendeln.
Für wen passt das?
Für Firmen mit etwa 2 bis 20 Arbeitsplätzen, die eine richtige Telefonanlage mit Gruppen, Ansagen und Bürozeiten wollen, aber keine eigene Anlage mehr betreuen möchten. Typisch sind Treuhandbüros, Praxen, Handwerksbetriebe mit Aussendienst und Firmen, deren alte Anlage ersetzt werden muss.
