Die Bausteine
| Baustein | Wofür |
|---|---|
| Begrüssung | Der erste Satz, den Anrufende hören. Firmenname, sonst nichts. |
| Sprachmenüauch digitale Rezeption genannt | «Für den Verkauf drücken Sie die 1.» Bis zu zehn Wahlmöglichkeiten pro Ebene. Wer nichts wählt, landet beim Empfang. |
| Gruppe | Mehrere Telefone klingeln gleichzeitig oder nacheinander. Wer zuerst abnimmt, hat das Gespräch. |
| Warteschlange | Anrufende warten mit Musik, bis jemand frei ist. Auf Wunsch mit Ansage der Position oder der Wartezeit. |
| Rückruf | Statt zu warten, hinterlassen Anrufende ihre Nummer, die Anlage ruft zurück, sobald jemand frei ist. |
| Nacht- und Feiertagsansage | Läuft ausserhalb der Bürozeiten automatisch, je nach Abteilung mit eigenen Zeiten. |
| Kurzfristige Schliessung | Schulungstag, Betriebsanlass, Umzug: eine eigene Ansage nur für diesen Tag. |
| Voicemail-Begrüssung | Für die Firma oder einzelne Personen, damit auch die Combox professionell klingt. |
All das gehört zu 3CX Pro. Die Bürozeiten und Feiertage hinterlegen wir einmal, die Anlage schaltet danach selbst um. Für Ausnahmen wie eine Betriebsversammlung lässt sich die Bürozeit in der 3CX-App oder im Browser umschalten, pro Abteilung und auf Wunsch befristet. Wer das per Tastencode am Tischtelefon will, bekommt dafür einen eigenen Anrufablauf.
So klingt eine gute Ansage
- Kurz. Die Begrüssung unter zehn Sekunden. Wer anruft, will jemanden erreichen, keine Werbung hören.
- Wenige Optionen. Drei bis vier Wahlmöglichkeiten merkt man sich. Die wichtigste kommt zuerst.
- Erst das Ziel, dann die Taste. «Für Termine die 1» ist leichter als «Drücken Sie die 1 für Termine».
- Ausweg anbieten. Wer nichts drückt, kommt trotzdem zu einem Menschen.
- Ferien rechtzeitig. Die Betriebsferienansage nennt das Datum der Rückkehr und, wenn nötig, eine Notfallnummer.
Ansagen, die wir für Sie erstellen
Selbst ins Handy gesprochene Ansagen hört man sofort. Wir erstellen Ihre Ansagen professionell und spielen sie fertig auf Ihrer Anlage ein:
- Text: Wir schreiben ihn mit Ihnen oder überarbeiten Ihren Entwurf, kurz und klar nach den Regeln oben.
- Stimme: eine natürlich klingende KI-Stimme, weiblich oder männlich, ausgesucht für das Telefon, auf Wunsch Hochdeutsch mit Schweizer Färbung. Eher helle, klare Stimmen kommen über die Leitung besser an als tiefe. Echte Mundart können KI-Stimmen bisher nicht.
- Aussprache: Firmen-, Orts- und Personennamen klingen so, wie Sie sie sagen, nicht wie eine Maschine sie liest.
- Musik: auf Wunsch mit Musik unter der Ansage und passender Wartemusik, lizenzfrei. Die Stimme bleibt immer deutlich über der Musik, egal welches Stück.
- Warteschleife nach Mass: Musik mit Zwischenansage, einmal oder in Abständen wiederholt.
- Sprachen: dieselbe Ansage auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch oder in weiteren Sprachen, mit derselben Stimme, auch zweisprachig in einer Ansage.
- Fertig eingespielt: Lautstärke und Format passend zur Anlage, alle Ansagen gleich laut.
- Schnell geändert: Stimme, Musik und Einstellungen halten wir pro Kunde fest. Eine neue Ferienansage klingt deshalb wie die bisherigen und ist kurzfristig fertig, ohne Studio und ohne Termin.
Wenn ein Menü nicht reicht
Gelten bei Ihnen Regeln, die Gruppen, Menüs und Bürozeiten nicht abbilden, etwa ein Pikettdienst nach Tageszeit oder ein Umschalten per Tastencode, programmieren wir einen eigenen Anrufablauf. Was damit geht, steht unter Anrufabläufe nach Mass (Call Flows).
Nicht zu verwechseln mit dem KI-Telefonassistenten. Eine KI-Ansage ist eine fertige Aufnahme, die immer gleich abläuft. Ein KI-Assistent führt dagegen ein Gespräch und braucht eine andere 3CX-Edition.
Technische Kleinigkeiten
Die Anlage spielt Ansagen als WAV-Datei mit 8 kHz, 16 Bit, mono ab, so wie das Telefonnetz klingt. MP3 nimmt sie nicht an. Wer selbst Ansagen aufnimmt, kann das auch direkt im Browser über das Mikrofon tun. Für Wartemusik gilt: nur Musik verwenden, für die eine Nutzungserlaubnis besteht. Für geschützte Musik können in der Schweiz und in Liechtenstein Gebühren bei der SUISA anfallen. Wir verwenden deshalb lizenzfreie Stücke und halten fest, welche Musik in welcher Ansage steckt.
